多机构合作时，实验文件应该按项目、样品还是任务组织
目录结构没有唯一答案。选择依据是团队最常从哪个问题开始查找，以及对象之间是否保留稳定关系。
从最常见的查找问题开始
按项目适合管理范围与权限，按样品适合追踪材料，按任务适合观察执行进度。团队应先列出最常见的查找入口。
一个主结构之外，可用索引和关联提供其他视角，不必复制三套文件。
项目负责边界
合同、计划、会议与交付通常属于项目层。项目结束后仍应保留清晰状态和负责人。
跨项目共用的方法与模板不应被锁在单一项目中。
样品负责连续性
样品在不同任务之间流转，需要稳定编号和来源关系。把样品只写在文件名中，容易随命名变化失去连续性。
分装、合并和耗尽都属于样品状态变化。
任务负责现场执行
任务记录谁在何时完成什么，并关联输入与输出。它适合追踪进度，却不应重复保存全部项目背景。
任务关闭前确认输出位置和未解决问题。
权限不能完全依赖目录
合作方需要看到的内容与团队自用资料不同。权限应按角色和资料敏感度设计，而不是通过复杂文件夹名称暗示。
项目结束时及时回收访问权限，并保留交付清单。
先约定跨机构共同语言
不同机构可能对样品、批次、任务和版本使用不同术语。合作开始时建立一份短词表，说明核心对象及编号责任，能减少后期对同一名称的不同理解。
词表只覆盖合作所需概念，不必统一各机构内部全部体系。对照关系清楚即可。
交付物与工作文件应分开
工作文件允许频繁修改、讨论和试算，正式交付物需要明确版本、审核状态和接收确认。两者混在同一目录时，合作方容易拿到尚未批准的结果。
交付后发现问题，应产生修订说明并保留旧版本，不要静默替换。
项目结束后如何归档
结束时确认最终交付、未解决问题、访问权限和保存期限。各机构可按自己的规则归档，但共同索引应保留必要定位信息。
不再需要的共享权限及时回收，长期联系人和资料责任也要明确，避免人员离开后失去入口。
目录之外还需要关系索引
文件夹适合浏览，却不擅长表达一个样品参与多个任务或一项分析引用多批数据。轻量索引可以保存这些关系，而文件仍留在原位置。
索引字段从真实查询问题产生。团队从不使用的字段不应只为形式完整而增加。
三种组织方式的组合原则
项目层管理范围与权限，样品层保持材料连续性，任务层记录现场执行。团队可以选择一种作为主要浏览入口，再用关系索引提供其他视角，避免复制三套文件。
- 项目入口
- 适合合同、计划、会议、交付和成员权限，回答合作范围是什么。
- 样品入口
- 适合来源、分装、状态和去向，回答实际材料经历了什么。
- 任务入口
- 适合输入、执行、结果和责任人，回答谁在何时完成了什么。
- 共同索引
- 连接项目、样品和任务，使不同机构保留自己的目录习惯仍能共同查找。
- 正式交付
- 与讨论文件分开保存，修订时保留旧版本和接收确认。